Türk Dil Kurumu’nun 1981 yılı baskılı Türkçe Sözlüğü, “proje” sözcüğünü Fransızca ile olan kök ilişkisine işaret ederek, “tasarı” olarak açıklıyor.
İnternetin “Özgür Ansiklopedisi” Vikipedi ise, “bir probleme çözüm bulma ya da beliren bir fırsatı değerlendirmeye yönelik, bir ekibin, başlangıcı ve bitişi belirli bir süre ve sınırlı bir finansman dahilinde, birtakım kaynaklar kullanarak, müşteri memnuniyetini ve kaliteyi göz önünde bulundururken olası riskleri yönetmek şartıyla, tanımlanmış bir kapsama uygun amaç ve hedefler doğrultusunda özgün bir planı başlatma, yürütme, kontrol etme ve sonuca bağlama süreci” olarak tanımlıyor.
Gördüğünüz gibi Vikipedi daha çağdaş ve güncel bir tanım yaparak uzun bir sözcük içinde projenin aşamalarını sıralayarak daha tatmin edici bir yanıt veriyor. Yararlandığım sözlüğün bu kadar kısa bir yanıt vermesinin nedeni, “proje” sözcüğünün muhtemelen o tarihlerde bugünkü kadar rağbet görmemesinden ve “proje yönetimi” kavramının o tarihlerde henüz ortaya atılmamış olmasından kaynaklanıyor olabilir.
İhtiyaç; sorun ya da fırsat…
Vikipedi’nin yaptığı tanımdan da görüldüğü gibi proje için ortada önce bir problemin ya da fırsatın varlığı; yani ihtiyacın olması gerekiyor. Bu anlamda o sorunu çözme ya da fırsatı değerlendirme ihtiyacı olmadığı sürece yapacağımız işi projeye dönüştürmemiz mümkün gözükmüyor. Örneğin Karşıyaka, Bostanlı’daki “Balıkçı Parkı” o parktan yararlananlar açısından oturulamaz, yararlanılamaz duruma gelmedikçe, halktan “parkı yeniden yapın, onarın, daha iyi hale getirin” talepleri gelmedikçe; yani yapılan iş bir talebi, bir ihtiyacı karşılamakdıkça herkesin kullandığı ve memnun olduğu bir parkı durup dururken yıkıp yeniden yapmak bu anlamda “proje” olma koşullarının işine girmiyor. Çünkü ortada bu parkı yeniden yapmayı gerektiren bir ihtiyaç yok. Olsa olsa yeni bir müteahhite ya da taşerona yeni bir iş verme ihtiyacı olabilir...
Uzman, işten anlayan iyi bir proje ekibi
İkinci olarak bir projeyi yapmak için bir ekibe ihtiyaç var. Biz buna “proje ekibi” diyoruz. Yapılacak iş konusunda bilgili ve deneyimli kişilerden, uzmanlardan oluşması gerekiyor bu ekibin. Örneğin Kültürpark Kaskatlı Havuz kenarındaki “Genç Kız Heykelleri“ni onarmanız gerektiğinde ve bu işi bir projeye dönüştürdüğünüzde bu proje için oluşturduğunuz ekipte heykelden, sanattan anlayan, bu konularda doğru kararlar verebilecek ve yapılan işi layıkıyla denetleyebilecek uzmanların, sanatkarların yer alması gerekiyor. Aksi takdirde, gerçekte olduğu gibi dekorasyon firmalarına yaptırılan ve heykellerin estetiğini, sanatsal bütünlüğünü bozan işlerle karşılaşmanız mümkün olabiliyor.
Proje süresi…
Üçüncü bir unsur olarak, Vikipedi’nin tanımına göre bir projenin proje olması için ne zaman başlayacağının ve ne zaman biteceğinin; yani proje süresinin bilinmesi gerekiyor. Projenin yapıldığı süre başlı başına bir maliyet unsuru olduğuna göre bu maliyeti arttırmamak adına başlangıç ve bitiş tarihlerinin doğru bir şekilde belirlenerek mümkün olduğu kadar uzatılmaması gerekiyor. Aksi takdirde, çoğu İzmirli’nin bildiği gibi karşımıza ne zaman biteceği bilinmeyen metro, tramvay, İzmir-Tarih ve İzmir-Deniz projeleri gibi yıllanan projeler çıkabiliyor. İşte o nedenle, ilan edilen her yeni projenin daha başlangıcında o projenin ne zaman biteceğinin sorgulandığı ya da “projemiz şu tarihte bitecek” diyen belediye başkanlarının sözlerinin şüpheyle karşılandığı durumlarla karşılaşabiliyoruz. İşte o nedenle, İzmir deyince aklınıza ne geliyor sorusuna verilen “denizi“, “kızları, “gevreği” gibi klasik yanıtlara son yıllarda eklenen bir diğeri de “işini geç yapan belediyesi” olsa gerek…
Doğru ve yeterli bir bütçe, sağlam finansal kaynaklar…
Dördüncü bir unsur olarak bir projenin “sınırlı bir finansman” içinde; yani kaynakları önceden belirlenmiş yeterli ve sağlam bir bütçe içinde hazırlanması ve uygulanması gerekiyor. O nedenle olası tüm harcamaların, olağansütü durumlar dışında harcama bütçesine dahil edilmesi gerekiyor. Aksi takdirde, İzmir Büyükşehir Belediyesi’nin yaptığı gibi Mustafa Kemal Sahil Yolu’nun denizin doldurularak yer altına alınması işinde yeterli olmayacağı baştan belli olan bir bütçenin daha işin başında yeni bir proje bütçesi ile ikiye katlandığı durumlarla karşılaşmanız mümkün olabiliyor.
Kalite ve memnuniyet
Beşinci bir unsur olarak tasarlayıp uyguladığınız tüm projelerde müşteri; yani belediyelerde hemşeri memnuniyetini ve kaliteyi gözetmeniz gerekiyor. Yani yaptığınız iş, vatandaşın işine yarıyor mu ya da vatandaş o hizmetten ve kalitesinden memnun kalıyor mu? sorusunun sorulup buna olumlu yanıt alınması gerekiyor. Aksi takdirde o proje gereksiz ve memnun etmeyen bir işe dönüşüyor. Aynen İzmir Büyükşehir Belediyesi’nin vatandaşa bile bile arsenikli içmesuyu verip, bu durumun başka bir büyükşehir belediye başkanı tarafından gündeme getirilmesi üzerine belediye başkanının halktan özür dilemesinde olduğu gibi …
Riskin yönetimi
Altıncı bir proje gereği ise o işte karşılaşılabilecek riskleri belirleyerek onların gündeme gelmesi durumunda ortaya çıkacak sorunun nasıl yönetileceğini ortaya koyan bir plan ve programın hazırlanması gereğidir. Böylelikle riskin ortaya çıkmasını izleyen çok kısa bir sürede adeta bir “refleks” gibi doğru yanıtın verilmesi mümkün olabilecektir. Ama o proje konusunda gereken tüm araştırmaları, analizleri yapmamışsanız, işi yapacağınız alanı iyi incelememişseniz; aynen İzmir Büyükşehir Belediyesi’nin Fevzipaşa Bulvarı ya da Üçyol-Üçkuyular hattı metro inşaatlarında yapamadığı gibi yeraltı sondajlarıyla kolaylıkla öğrenilebilecek yeraltı sularını ve diğer sorunları projenin başlangıcında öğrenip bilir ve önlemini önceden düşünürseniz oradaki inşaatlarınız yıllar süren bir gecikmeye ve ek maliyetlere neden olmaz.
Projenin genel bir amaç ve hedefle ilişkisi
Yedinci olarak, hazırlayacağınız proje şayet “tanımlanmış bir kapsama uygun amaç ve hedefler doğrultusunda özgün bir planı” öngörmüyorsa; yani hazırladığınız projenin öngördüğünüz bir kapsam içinde sizin temel amaç ve hedeflerinizle bağlantısı yoksa o proje size özgü bir proje olmayacaktır. Örneğin İzmir Ulaşım Ana Planı’nın temel hedef ve amaçları arasında körfezin, Karşıyaka Tramvay Hattı-İzmir Körfez Geçişi Köprüsü-Konak Tramvay Hattı şeklinde hafif raylı hatlarla çevrelenmesi gibi bir amaç ve hedefiniz yoksa yaptığınız Karşıyaka ve Konak Tramvayı projeleri birden sizin olmaktan çıkıp bu amaç ve hedefle İzmir Körfez Geçişi Projesi’ni hazırlayıp uygulamaya koyan merkezi yönetimin projesi olur.
Proje süreci, tasarım, uygulama, izleme ve değerlendirme olarak bir bütündür.
Sekizinci ve son unsur olarak proje yönetimi tasarım + uygulama + izleme + değerlendirme aşamalarını kapsayan bir yönetim sürecidir. O nedenle başarılı, iyi bir proje sadece tasarlanıp uygulama ile bitmez. O proje ile ortaya konulan iş ya da hizmetin kullanıcılarla olan ilişkisinin izlenmesini ve bu izlemeden kaynaklanan geri bildirimlerin değerlendirilip test edilmesini de içeren uzun bir süreçtir. Bu durum aynen belediyelerin bir mimarlık, mühendislik projesi olarak yaptıkları parkların ve diğer alanların hemşehrilerin tercihlerini ve kullanım alışkanlıklarını dikkate almadan yapılması, o nedenle de büyük bütçeler harcanarak yapılan yatırımların çok kısa bir süre kullanılamaz hale gelmesi durumunda ortaya çıkar. Bu durum aynen İzmir Büyükşehir Belediyesi’nin yeni satın aldığı gemilerde, açık havada bir yandan çay, kahve içerken bir yandan da denizin serin havasını solumaya, kenti ya da güzel körfez manzarasını seyretmeye alışmış İzmirliler’in geleneksel tutum ve davranışlarını dikkate almayan proje tasarım ve yöneticilerinin yaptığına benzer.
Bütün bu değerlendirme ve yorumlardan sonra “proje” ve “proje yönetimi” konusunda sonuç olarak şunu söyleyebiliriz:
İyi, başarılı bir proje aynen tüm aktörleri, olayları ve aktörlerle olaylar arasındaki ilişkileri doğru yorumlayan bir film senaryosu gibidir. Şayet senaryonuz kötü ve onun yorumu da berbatsa kimse sizin filminizi seyretmek istemez… Ama her şeyi, iyi bir senaryo ve oyunculuk içinde çözmüşseniz hem filminizin gişedeki kuyrukları uzar hem de filminiz sanat ödüllerine boğulur…
Tabii ki her zaman için tercih size ait…
Reklam metni çevirisi: “En uygun fiyatla mal satmakla şöhret yapmış bulunan Frenk sokağı büyük mağazaları, P. Xenopoulo ve şürekası. Kuruluş tarihi 1850, 50, FRenk sokağı 52-İzmir
Kent Stratejileri Merkezi 